Privatlivspolitik for kunder og leverandører ved Combino Spedition ApS

Introduktion
Fra d. 25. maj 2018 gælder der nye regler jf. EU’s persondataforordning, GDPR, som supplerer den nuværende danske persondatalov.  Som virksomhed der behandler personoplysninger, er vi dataansvarlige og omfattet af reglerne. Vi sikrer, at vores kunders/ leverandørers personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. 

Reglerne har betydning for kunder/ leverandører eller for medarbejdere hos en af vores kunder/ leverandører og nedenstående skulle gerne give et bedre overblik over de oplysninger vi behandler om vores kunder/ leverandører.  Personoplysningerne er en forudsætning for, at virksomheden kan indgå kunde- og leverandøraftaler. 

Medarbejdere med adgang til persondata er ansvarlige for overholdelse af reglerne. 

Formål og lovhjemmel ved behandlingen af personoplysninger
Indsamling og opbevaring af jeres personoplysninger sker i forbindelse med indgåelse af aftale mellem os og jer som kunde/ leverandør samt i forbindelse med opfyldelse af denne aftale. Lovlig hjemmel findes i persondataforordningens artikel 6, stk. 1.

Oplysningerne benyttes kun til de nævnte formål, og vi indsamler kun de oplysninger der er nødvendige til opfyldelse af ovennævnte formål.

Kategorier af personoplysninger

Ved indgåelse af en aftale med os beder vi jer som kunde/ leverandør om jeres almindelige kontaktoplysninger
- Stamoplysninger: navn, adresse, CVR nr., telefonnummer
- Kontaktperson(er) hos kunden/ leverandøren: navn, mail og telefonnummer
- Købs- og salgshistorik 
- Mailkorrespondance ifm. ordremodtagelse/ afgivelse
De personoplysninger, som vi indsamler, bruges til at identificere jer som kunde/ leverandør samt levere/ modtage den ydelse I har købt/ solgt. De personoplysninger, som vi indsamler i forbindelse med opfyldelse af aftalen opbevares i vores IT-system og/eller i et fysisk register.
Oplysninger vedrørende aktie-/ anpartsselskabers navn, adresse mv. vedrører ikke en fysisk person og er derfor ikke omfattet af persondataforordningen.  
 
Opbevaring af personoplysninger
Opbevaring af personoplysninger afhænger af hvor længe vores aftale med jer er gældende. Når I som kunde/ leverandør køber/ sælger en ydelse hos/ til os, har vi brug for jeres personoplysninger som dokumentation, indtil ydelsen er betalt og leveret, en eventuel fortrydelsesfrist er udløbet samt fristen for betaling er udløbet. Under det løbende aftaleforhold opbevares de oplysninger, vi har indsamlet i vores IT-system. Personoplysningerne vil, som udgangspunkt efter gældende regler blive opbevaret hos os i en periode på 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Når personoplysningerne ikke længere er relevante, og vi ikke er forpligtet til at opbevare dem, vil alle personoplysninger vedrørende jer blive slettet.
 
Anvendelse og videregivelse af personoplysninger
De personoplysninger, vi indsamler i forbindelse med vores aftale med jer som kunde/ leverandør, bruges først og fremmest til almindelig kundeadministration, herunder eksempelvis til opfyldelse af denne aftale, samt fremsendelse/ modtagelse af ordre, faktura osv. Oplysningerne vil som udgangspunkt ikke blive videregivet til tredjepart. Imidlertid kan jeres almindelige kontaktoplysninger videregives til vores samarbejdspartnere, såfremt vi har brug for deres hjælp til opfyldelse af aftalen. Anden videregivelse tillades kun, såfremt gældende lovgivning undtagelsesvis tillader videregivelse af personoplysninger eller der foreligger et skriftligt samtykke fra jer. 
 
Overførsel til 3. lande og internationale organistationer
Vi overfører ikke jeres personoplysninger til 3. lande eller internationale organisationer.
 
Adgang til dine personoplysninger
Jeres personoplysninger behandles udelukkende af de personer, som har et sagligt grundlag til at behandle disse som et led i virksomhedens drift og overholdelse af virksomhedens aftaler. 
 
Samtykke
Hvis du som kunde/ leverandør på noget tidspunkt har afgivet et samtykke til at der sker anden behandling af  jeres personoplysninger end denne politik foreskriver, kan dette samtykke til enhver tid trækkes tilbage med fremadrettet virkning. Dette kan gøres ved at kontakte os via nedenstående kontaktinformationer. 
 
Retten til indsigt, berigtigelse og sletning
 
Som kunde/ leverandør har I følgende rettigheder i forhold til vores behandling af jeres oplysninger: 
 
- Indsigtsret – I har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om jer
- Rettelse – I har ret til at få urigtige oplysninger om jer rettet. 
- Sletning – i enkelte tilfælde kan I få slettet oplysninger om jer inden tidspunktet for vores almindelig tidsfrist for sletning. 
- Indsigelse – I har ret til at gøre indsigelse mod at jeres personoplysninger anvendes til direkte markedsføring. I har også ret et at gøre indsigelse mod at jeres oplysninger anvendes til automatiske, individuelle afgørelser, herunder profilering. 
- Dataportabilitet – I har ret til at flytte jeres personoplysninger (fra en databehandler til en anden)
 
Hvis I vil gøre brug af ovennævnte rettigheder, skal I kontakte os. Jeres henvendelse behandles manuelt efter jeres anmodning og vi tilstræber at håndtere enhver henvendelse inden for 4 uger. 
I kan i øvrigt læse mere i Datatilsynets vejledning om registreredes rettigheder. Vejledningen kan I finde på www.datatilsynet.dk. 
 
Bemærk venligst at anmodning om sletning af persondata ikke kan imødekommes såfremt vi stadig er forpligtet til at opbevare disse. 
 
Beskyttelse af personoplysninger
Ifølge gældende lovgivning skal personoplysninger opbevares sikkert og fortroligt. Vi gemmer personoplysninger i vores IT-system. Vores sikkerhedsforanstaltninger kontrolleres løbende for at afgøre, om vores behandling af personoplysninger håndteres forsvarligt og under hensyntagen til vores kunder/ leverandørers rettigheder.
 
Ved sikkerhedsbrud
Hvis vi oplever sikkerhedsbrud af intern eller ekstern karakter vil der ske anmeldelse til Datatilsynet jf. lovens retningslinjer. Hvis I som kunde/ leverandør (jeres personoplysninger) bliver berørt af sikkerhedsbruddet, vil I blive underrettet.
 
Ændring i behandling af personoplysninger
Vi forbeholder os ret til at opdatere og ændre nærværende retningslinjer for behandlingen af personoplysninger. Seneste ændringsdato vil altid fremgå på vores website.
Yderligere evalueres vores retningslinjer, når det er nødvendigt og som minimum en gang årligt.
 
Klagerettighed
Er du som kunde/ leverandør utilfreds med vores behandling af jeres personoplysninger bedes I altid først rette henvendelse til os som dataansvarligt.
Dog har I endvidere ret til at klage til Datatilsynet, hvis du som kunde/ leverandør er utilfreds med vores behandling af jeres personoplysninger. Datatilsynets kontaktoplysninger kan findes på www.datatilsynet.dk.
 
Kontaktoplysninger
 
Combino Spedition ApS
Brundlandparken 10
6520 Toftlund
CVR. nr. DK15774207
Tlf. 75500122